Наука и безопасность
www.pamag.ru








Блог Шаблон

Новость

8 основных проблем управления контрактами и способы их решения с помощью программного обеспечения для управления контрактами

22.12.2021 <<Назад

Хотя каждая компания уникальна, определенные задачи по управлению контрактами характерны для всех отраслей, географических регионов и бизнес-ролей.

Ниже приведены восемь наиболее распространенных проблем управления контрактами, для того, чтобы было достигнуто исполнение контракта

1. Ограниченная видимость контракта

Отсутствие прозрачности контрактов по-прежнему является серьезной проблемой для крупных компаний при управлении контрактами. Контракты могут храниться в почтовых ящиках Outlook, локальных общих папках или даже в картотеке. Когда возникают вопросы, требующие пересмотра контракта, их бывает трудно или невозможно найти. В недавнем отчете Gartner об этом прямо говорится : «Некоторые клиенты Gartner откровенно признают, что не знают, где находятся все их контракты».

Облачное программное обеспечение для управления контрактами решает эту задачу. Компании могут размещать все свои контракты на единой платформе для глобальной видимости; после того, как контракты оцифрованы и загружены, их можно легко найти для еще большей доступности и анализа. Это означает, что пользователи могут получить доступ к любому контракту в любой точке мира и в любое время, улучшая бизнес-результаты.

2. Медленное время выполнения контрактов

Любое количество проблем может замедлить выполнение контракта. Возможно, пользователь не может найти подходящий шаблон. Или, может быть, пометки, отправленные обратно от поставщика, теряются в цепочке писем. Или может быть узкое место в юридическом отделе.

Дело в том, что без надежного решения для управления контрактами компания может не понимать, почему ее контракты так долго утверждаются, поскольку нет систематического способа отслеживать, как долго контракт находится на каждом этапе, и выявлять задержки.

Программное обеспечение для управления контрактами ускоряет выполнение контрактов, предоставляя как инструменты для ускорения выполнения контрактов, так и данные, помогающие выявлять узкие места. Библиотеки предложений и шаблонов упрощают создание контрактов, порталы совместной работы избавляют от общения по электронной почте, а бизнес-правила автоматически направляют контракты на утверждение нужному человеку.

3. Несоблюдение контракта

Сегодня компании работают в чрезвычайно сложной нормативно-правовой среде, а плохо управляемые контракты затрудняют, а то и делают невозможным соблюдение требований. Возьмем, к примеру , Общий регламент ЕС по защите данных (GDPR), который требует от компаний передавать строгие правила конфиденциальности своим субподрядчикам. Без систематического отслеживания включения необходимых нормативных формулировок во все контракты компании подвергаются несоблюдению и крупным штрафам.

С помощью программного обеспечения для управления контрактами необходимые пункты автоматически включаются во все контракты, что позволяет применять целостный подход к соблюдению требований. Кроме того, компании с мощным решением для управления контрактами могут реагировать на изменения нормативных требований, быстро обнаруживая все активные контракты, на которые может повлиять новое постановление, и предпринимая массовые действия против них.

4. Отсутствие стандартизации контрактов.

Распространенной проблемой управления контрактами для предприятий, использующих специальные процессы создания контрактов, является быстрое увеличение количества статей и шаблонов контрактов, находящихся в обращении. Когда контракты становятся нестандартными, юридический отдел должен читать каждый контракт построчно, чтобы убедиться, что документы не подвергают компанию риску.

Благодаря общекорпоративному решению для управления контрактами компании смогли сократить количество шаблонов и пунктов, используемых в организации. Это означает, что используется только наиболее эффективный контрактный язык, что освобождает время для юридических лиц, чтобы сосредоточиться на более стратегических инициативах.

5. Риск цепочки поставок

Контракты составляют основу взаимоотношений компании со своими поставщиками. По мере того, как глобальные цепочки поставок становятся более сложными, плохо управляемые контракты становятся серьезной проблемой для компании. Компании пытаются получить полное представление о том, с кем они ведут бизнес, каковы условия соглашений и где могут существовать риски.

Общекорпоративное решение для управления контрактами обеспечивает полный обзор цепочки поставок компании . Компании могут использовать свой репозиторий контрактов как единый источник достоверной информации о взаимоотношениях с поставщиками, что позволяет им лучше контролировать соблюдение стратегии снабжения и риски поставщика. Интеграция со сторонними источниками, такими как Dun & Bradstreet, позволяет автоматически уведомлять поставщиков, когда их имена появляются в общедоступных информационных базах данных.

Благодаря передовым инструментам визуализации компании могут даже использовать контракты для глубокого и интуитивного понимания всей цепочки поставок, делая сложные контрактные отношения понятными для бизнес-пользователей во всей организации.

6. Нежелательное истечение срока действия и продление

Как бы банально это ни звучало, нежелательное истечение срока действия контракта — это проблема управления контрактами, с которой продолжают бороться многие крупные компании. В лучшем случае нежелательное истечение срока действия и продление срока действия — это раздражение, которое мешает оптимальной работе компании. В худшем случае они могут серьезно навредить чистой прибыли компании. Одна компания обратилась в Icertis за решением для управления контрактами после того, как она выполнила работы на сумму более 1 миллиона долларов по контракту, срок действия которого истек — работу, за которую она не могла выставить счет.

Программное обеспечение для управления корпоративными контрактами предотвращает нежелательное истечение срока действия и продление контрактов с помощью предупреждений и уведомлений для заинтересованных сторон. Предупреждения могут быть разработаны таким образом, чтобы дать заинтересованным сторонам достаточно времени, чтобы предвидеть основные этапы контракта, чтобы они могли лучше подготовиться.

7. Разрозненные данные контракта

Контракты влияют на ведение бизнеса на предприятии, но вы не узнаете этого по тому, как многие предприятия оформляют контракты отдельно от корпоративных систем. Без системы, позволяющей «проталкивать» и «извлекать» данные из контрактов, двойной или тройной ввод данных является нормой. Это неэффективно и может вызвать ошибки.

Лучшее в своем классе программное обеспечение для управления корпоративными контрактами может быть интегрировано в ERP, CRM, SCM, HRM и другие системы, чтобы снизить потребность в многократном вводе данных. Одна крупная авиакомпания использует решение Icertis по управлению контрактами для передачи данных из контрактов о совместном использовании тарифов с авиакомпаниями-партнерами непосредственно в свою систему доходов. Процесс, который когда-то требовал тройного ввода данных, теперь полностью автоматизирован после выполнения контракта.

8. Контрактные процессы отдельно от других систем

Подобно описанной выше проблеме управления контрактами, ручное управление контрактами не позволяет выполнять действия по управлению контрактами в контексте повседневного использования бизнес-пользователями программного обеспечения. Продавцы должны оставить свою CRM-систему, чтобы заключить контракт с клиентом; покупатели должны отказаться от своей системы от закупок до оплаты и т. д. Такое переключение контекста снижает степень защиты.

Лучшее в своем классе решение для управления контрактами позволяет выполнять действия по управлению контрактами из программного обеспечения, которое людям удобно и которое уже используется.

<<Назад


Партнеры